La morosidad entre empresas es uno de los problemas más habituales en el ámbito empresarial. Facturas que se retrasan, clientes que no pagan o colaboraciones comerciales que acaban en impago pueden afectar seriamente la liquidez y la estabilidad financiera de cualquier pyme o autónomo.
Aunque la vía judicial es una opción, acudir a los tribunales no siempre es la solución más rápida ni económica. Existen mecanismos y estrategias que permiten reclamar una deuda empresarial de forma eficaz sin tener que llegar directamente a juicio. A continuación, explicamos cómo hacerlo paso a paso.
Revisar el contrato y la documentación de la deuda
Antes de iniciar cualquier reclamación, lo primero es verificar la existencia y validez de la deuda. La empresa acreedora debe reunir toda la documentación que acredite que la cantidad reclamada es correcta y exigible: el contrato firmado o acuerdo comercial, las facturas emitidas y no pagadas, los albaranes de entrega o justificantes de prestación de servicios o las comunicaciones (correos, mensajes, etc.) que prueben la relación comercial.
También conviene comprobar que la factura está vencida y no prescrita. En las operaciones mercantiles, el plazo de prescripción de las deudas entre empresas es de cinco años, según el artículo 1964 del Código Civil.
Contacto amistoso con el deudor
Una vez comprobada la deuda, el siguiente paso debe ser contactar directamente con el cliente o empresa deudora. En muchos casos, los impagos se deben a errores administrativos, retrasos puntuales o problemas temporales de tesorería. El contacto amistoso puede realizarse por teléfono, correo electrónico o incluso mediante una reunión presencial. Es recomendable mantener un tono cordial y profesional, recordando los términos del acuerdo y solicitando el pago o la propuesta de un plan de abono. Este primer acercamiento evita tensiones y puede resolver el problema sin costes ni desgaste reputacional para ninguna de las partes.
Envío de un requerimiento de pago formal
Si el deudor no responde o no cumple sus compromisos, el siguiente paso es enviar un requerimiento de pago por escrito, preferiblemente mediante burofax con acuse de recibo o correo certificado. Este documento debe incluir la identificación de ambas empresas, la descripción de la deuda (número de factura, importe y fecha de vencimiento), una referencia al contrato o relación comercial, el plazo concreto para realizar el pago (por ejemplo, 7 o 10 días hábiles) y la advertencia de que, en caso de incumplimiento, se iniciarán acciones legales o se aplicarán intereses de demora.
El requerimiento formal sirve tanto para presionar al deudor como para interrumpir la prescripción de la deuda, lo que significa que el plazo legal para reclamarla vuelve a empezar desde cero.
Mediación o negociación extrajudicial
Cuando el conflicto no se resuelve con el requerimiento, puede ser útil recurrir a una mediación extrajudicial. Este mecanismo permite que ambas partes, con la ayuda de un mediador profesional, lleguen a un acuerdo amistoso sin pasar por los tribunales.
La mediación mercantil es cada vez más común en España, ya que es más rápida (puede resolverse en semanas), resulta más económica que un juicio y permite mantener la relación comercial entre las partes. El acuerdo alcanzado tiene validez legal si se formaliza ante notario o se homologa judicialmente.
También puede optarse por una negociación directa, con la intervención de un abogado o asesor especializado, para establecer un calendario de pagos, una quita parcial o la entrega de bienes en compensación.
Aplicación de intereses de demora y compensación de costes
En el ámbito empresarial, la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, permite reclamar intereses de demora automáticos y una compensación por costes de cobro si la factura no se paga en plazo. Estos intereses se aplican sin necesidad de pacto previo y pueden servir como elemento de presión para incentivar el pago. La empresa acreedora puede incluirlos en su reclamación o utilizarlos como argumento en la negociación extrajudicial.
Arbitraje como alternativa al juicio
Si el contrato entre las partes incluye una cláusula de arbitraje, o si ambas empresas la aceptan posteriormente, el conflicto puede resolverse mediante un procedimiento arbitral. El arbitraje es un sistema privado y más ágil que la vía judicial.
En este tipo de procedimiento, un árbitro independiente analiza el caso y dicta un laudo arbitral, que tiene efectos equivalentes a una sentencia judicial. Así se evita la lentitud de los juzgados y los costes de un procedimiento ordinario.
El arbitraje puede tramitarse ante cámaras de comercio o instituciones especializadas, y es especialmente útil para disputas comerciales recurrentes entre empresas.
Último recurso: acudir a la vía judicial
Si todas las vías extrajudiciales resultan infructuosas, la empresa aún puede acudir al procedimiento monitorio o a un juicio ordinario para reclamar la deuda. El procedimiento monitorio es una vía rápida y sencilla, diseñada específicamente para reclamar deudas documentadas y exigibles. Sin embargo, antes de llegar a este punto, es recomendable agotar las alternativas amistosas, ya que suelen ser más rápidas, menos costosas y más favorables para la reputación empresarial.
Recuperar una deuda entre empresas no siempre implica ir a juicio. Contactar de forma amistosa, enviar requerimientos formales o recurrir a la mediación o al arbitraje son estrategias efectivas para recuperar el dinero sin romper relaciones comerciales ni incurrir en largos procesos judiciales. Si no resultan, siempre puede acudir a nuestra asesoría jurídica especializada en empresas.
