Un ordenador para trabajar, un teléfono desde el que atender a los clientes o una tablet para enseñar proyectos y preparar presupuestos. Son compras habituales para muchos autónomos y, precisamente por eso, surge una pregunta recurrente: ¿puedo deducirme estos dispositivos?
La respuesta es sí, pero no automáticamente. Para Hacienda, lo importante no es que el dispositivo pueda utilizarse para trabajar, sino que esté realmente vinculado a la actividad económica. Además, hay que diferenciar entre la deducción del gasto en el IRPF y la del IVA soportado, porque las reglas no son exactamente las mismas.
La clave está en demostrar que se utiliza para trabajar
La Ley del IRPF considera afectos a una actividad económica los bienes necesarios para obtener los rendimientos de esa actividad. El Reglamento añade que, con carácter general, no se consideran afectos aquellos que se utilizan simultáneamente para el negocio y para necesidades privadas, salvo que el uso personal sea accesorio y notoriamente irrelevante.
Pensemos en un diseñador gráfico que compra un ordenador para trabajar diariamente con programas profesionales. La relación entre el equipo y su actividad resulta bastante evidente.
Lo mismo puede ocurrir con la tablet que utiliza un comercial para presentar productos a sus clientes o con el teléfono profesional de un técnico que recibe avisos y gestiona citas.
La situación resulta menos clara cuando el mismo dispositivo se utiliza habitualmente tanto para trabajar como para fines personales.
Un ordenador profesional puede ser deducible aunque alguna vez se utilice de forma privada
Aquí hay un matiz interesante. El Reglamento del IRPF permite considerar afectos determinados bienes del inmovilizado aunque exista un uso personal accesorio y notoriamente irrelevante en días u horas inhábiles.
Por tanto, utilizar ocasionalmente el portátil profesional para una gestión personal fuera del horario de trabajo no significa necesariamente que deje de estar afecto a la actividad.
Otra cosa es comprar un único ordenador para toda la familia y utilizarlo indistintamente para trabajar, ver películas, estudiar o jugar. En ese caso será mucho más difícil defender que estamos ante un equipo realmente afecto al negocio.
Disponer de dispositivos diferenciados para el trabajo y para el uso personal facilita considerablemente la justificación de la deducción.
Con el móvil, separar el uso profesional resulta especialmente importante
El teléfono es probablemente el dispositivo que más dudas genera porque es habitual utilizarlo durante todo el día tanto para cuestiones profesionales como particulares. Si un autónomo dispone de un móvil y una línea exclusivamente profesionales, utilizados para atender clientes, proveedores o gestionar su actividad, resulta mucho más sencillo acreditar su vinculación con el negocio.
Si, por el contrario, compra un teléfono que utiliza indistintamente para hablar con clientes, comunicarse con familiares, utilizar redes sociales personales y realizar cualquier otra actividad privada, la deducibilidad resulta mucho más problemática en el IRPF debido a las reglas de afectación de los bienes indivisibles.
Por eso, tener un número y un terminal específicamente profesionales no es únicamente una cuestión organizativa. También proporciona una situación mucho más clara desde el punto de vista fiscal.
¿Se deduce todo el ordenador en el año de la compra?
No necesariamente. Aquí aparece otra confusión habitual. Un ordenador, una tablet o determinados dispositivos utilizados durante varios ejercicios pueden tener la consideración de inmovilizado. En lugar de deducir íntegramente su precio como gasto corriente en el momento de la compra, su coste se va imputando mediante amortizaciones.
Para los autónomos que determinan el rendimiento de su actividad mediante estimación directa simplificada, la tabla de amortización de la Agencia Tributaria establece para los equipos de tratamiento de la información y los sistemas y programas informáticos un coeficiente lineal máximo del 26 % y un periodo máximo de diez años.
Esto no significa que un ordenador tenga que amortizarse obligatoriamente durante diez años. La tabla establece los límites dentro de los cuales se calcula fiscalmente la amortización.
Además, existen determinados incentivos y reglas especiales de amortización que pueden permitir acelerar la deducción en algunos casos, por lo que conviene comprobar la situación concreta antes de contabilizar la compra.
¿Qué ocurre con el IVA?
El IVA tiene sus propias reglas. La Ley del IVA establece, con carácter general, que no pueden deducirse las cuotas soportadas por bienes o servicios que no estén afectos directa y exclusivamente a la actividad empresarial o profesional.
No obstante, para los bienes de inversión, la propia ley contempla reglas específicas cuando existe una utilización empresarial parcial, permitiendo deducir el IVA en la medida en que previsiblemente vayan a utilizarse en la actividad. La consideración concreta del dispositivo como bien de inversión y las reglas aplicables dependen, entre otros aspectos, de su naturaleza y valor.
Esto explica por qué no conviene aplicar automáticamente un porcentaje de uso profesional al IVA de cualquier móvil, ordenador o tablet. Antes hay que determinar qué tipo de bien es y qué regla de deducción le corresponde.
La factura de compra es fundamental
Utilizar realmente un ordenador para trabajar no basta si después no se puede justificar adecuadamente su adquisición. Para deducir el IVA, el autónomo debe disponer de la documentación justificativa exigida por la normativa. Y, desde el punto de vista del IRPF, el gasto o la inversión debe estar correctamente registrado y relacionado con la actividad.
Por eso resulta aconsejable solicitar una factura completa a nombre del autónomo, con sus datos fiscales, y conservarla. El justificante del banco o el ticket de compra pueden demostrar que se realizó un pago, pero no sustituyen necesariamente a la factura cuando esta es necesaria para acreditar correctamente una deducción.
¿Y las facturas del teléfono e Internet?
Hay que diferenciar el dispositivo del servicio. Comprar un smartphone es una operación; pagar todos los meses una tarifa de telefonía y datos es otra.
Para que esos gastos periódicos puedan deducirse deben estar igualmente vinculados a la actividad y debidamente justificados. Una línea contratada específicamente para el negocio presenta una situación mucho más sencilla que una tarifa personal que engloba llamadas profesionales, familiares y otros usos privados.
Algo similar sucede con otros servicios digitales vinculados a los equipos: almacenamiento en la nube, programas de diseño, aplicaciones de gestión o herramientas profesionales. Su deducibilidad dependerá de que estén relacionados con la obtención de ingresos y cumplan los requisitos fiscales correspondientes.
Comprar el dispositivo antes de darse de alta también plantea dudas
Es bastante frecuente adquirir un ordenador o un teléfono antes de comenzar oficialmente la actividad. Que la compra sea anterior al inicio de la facturación no significa necesariamente que quede fuera de cualquier posibilidad de deducción, pero exige poder demostrar que se adquirió con la intención de destinarlo al negocio y cumplir los requisitos establecidos para los gastos e inversiones previos al inicio de la actividad.
Guardar la factura y documentar correctamente estas adquisiciones cobra especial importancia cuando se está preparando la puesta en marcha del negocio.
No existe una regla de todo o nada válida para cualquier dispositivo
Decir simplemente que «los autónomos pueden deducirse el ordenador y el móvil» es demasiado impreciso. También lo sería afirmar que cualquier uso personal impide siempre la deducción.
Hay que analizar qué dispositivo se ha comprado, para qué se utiliza, si existe un uso privado, cómo puede acreditarse su vinculación con el negocio y qué tratamiento corresponde tanto en IRPF como en IVA. Un ordenador utilizado diariamente por un programador, una tablet profesional de un arquitecto y el móvil personal con el que ocasionalmente un autónomo responde a un cliente no presentan la misma situación fiscal.
Conservar las facturas, registrar correctamente los bienes y separar siempre que sea posible los dispositivos profesionales de los personales facilita mucho las cosas. Y cuando existe un uso mixto o una compra de importe elevado, consultar previamente con una asesoría fiscal permite determinar qué puede deducirse y cómo hacerlo, evitando aplicar criterios que posteriormente puedan ser cuestionados por Hacienda.
