¿Cuánto cuesta montar un negocio? La respuesta puede ir desde unos pocos miles de euros para un profesional que trabaja desde casa hasta decenas de miles para un comercio, un restaurante o una actividad que necesita maquinaria. Por eso, empezar preguntando únicamente cuánto cuesta el local, el ordenador o el stock suele llevar a una cifra engañosa.
El dinero necesario para arrancar tiene en realidad dos componentes diferentes: la inversión inicial y el dinero necesario para mantener el negocio hasta que genere suficiente caja. Y el segundo suele ser el que más fácilmente se queda fuera de las previsiones.
La inversión inicial es solo una parte
La primera cuenta es relativamente sencilla: ¿qué necesitamos comprar o contratar para poder abrir?
Dependiendo de la actividad, aquí pueden entrar equipos informáticos, maquinaria, mobiliario, herramientas, vehículos, licencias, reforma del local, página web, imagen corporativa, fianzas o existencias iniciales.
Un consultor que trabaja desde casa quizá necesite un ordenador, programas profesionales, una web y poco más. Una peluquería necesitará local, mobiliario, equipamiento y productos. Y abrir un restaurante exige una inversión muy superior en adecuación del espacio, instalaciones, maquinaria y aprovisionamiento.
Por tanto, no existe una inversión mínima válida para cualquier negocio. La primera cifra que debe calcularse es la correspondiente al modelo concreto que se pretende poner en marcha.
Crear una SL por un euro no significa montar un negocio con un euro
Desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, una sociedad limitada puede constituirse con un capital social mínimo de un euro. Hasta entonces, el mínimo general era de 3.000 euros.
Pero conviene no confundir capital social mínimo con dinero necesario para iniciar la actividad.
Además, mientras el capital de una SL no alcance los 3.000 euros, existen reglas específicas. La sociedad debe destinar a reserva legal al menos el 20 % del beneficio hasta que la suma de capital y reserva llegue a esa cantidad. Si la sociedad se liquida sin patrimonio suficiente para pagar sus obligaciones, los socios responden solidariamente de la diferencia entre los 3.000 euros y el capital suscrito.
La posibilidad de crear una SL con un euro facilita la constitución, pero no dice nada sobre cuánto necesita realmente esa empresa para funcionar.
Hay que calcular también los gastos de los primeros meses
Supongamos que alguien calcula que necesita 12.000 euros para abrir un pequeño establecimiento. Tiene en cuenta la reforma, los muebles, el ordenador, la fianza y las primeras existencias.
El problema es que el día de la apertura empiezan otros gastos: alquiler, suministros, Seguridad Social, nóminas si hay trabajadores, gestoría, seguros, publicidad, software, reposición de productos y servicios de proveedores.
Y esos pagos llegarán aunque las ventas todavía sean bajas.
Por eso, junto a la inversión inicial hay que calcular cuánto cuesta mantener abierto el negocio cada mes.
Si sus gastos fijos y previsibles son de 4.000 euros mensuales y estimamos que durante los primeros meses los ingresos serán insuficientes para cubrirlos, necesitaremos una reserva para financiar esa diferencia.
El fondo de maniobra puede ser más importante que la reforma
Aquí aparece uno de los conceptos fundamentales al preparar las cuentas: la liquidez necesaria para afrontar los pagos mientras el negocio despega.
Imaginemos que una empresa comienza con 20.000 euros. Gasta 18.000 antes de abrir y conserva únicamente 2.000 en la cuenta.
Puede tener un establecimiento perfectamente equipado y, al mismo tiempo, encontrarse con problemas para pagar el segundo mes de alquiler.
La situación se complica en negocios que venden a otras empresas. Quizá comiencen a facturar rápidamente, pero sus clientes paguen a 30 o 60 días. Facturar no significa disponer inmediatamente del dinero.
Por eso, una previsión razonable no debería limitarse a calcular cuándo empezará a haber ventas. También debe estimar cuándo se cobrarán esas ventas y cuándo habrá que pagar cada gasto.
¿Cuántos meses de colchón hacen falta?
No existe una cifra legal ni una regla válida para todos los negocios. Hablar siempre de tres, seis o doce meses puede resultar demasiado genérico.
Lo útil es construir varios escenarios.
Supongamos que una actividad tiene 3.000 euros mensuales de gastos y prevé generar durante sus primeros meses ingresos suficientes para cubrir 1.500. Existe un déficit de caja aproximado de 1.500 euros al mes.
Si esa situación se prolonga durante seis meses, necesitará alrededor de 9.000 euros adicionales a la inversión inicial para cubrir esa diferencia.
Pero conviene hacer también un escenario menos favorable. ¿Qué ocurre si las ventas tardan tres meses más de lo esperado? ¿Y si la reforma cuesta un 15 % más? ¿Qué pasa si un cliente importante se retrasa en el pago?
El capital necesario debería permitir sobrevivir a una desviación razonable de las previsiones, no únicamente al escenario en el que todo sale según el plan.
También hay que reservar dinero para impuestos
Otro error frecuente consiste en considerar como disponible todo el dinero que entra en la cuenta.
Una empresa o autónomo puede cobrar facturas que incluyen IVA. Ese IVA, descontando las cuotas deducibles que correspondan, deberá posteriormente liquidarse con Hacienda.
También pueden existir pagos a cuenta del IRPF, Impuesto sobre Sociedades, retenciones practicadas, cotizaciones sociales y otras obligaciones según el tipo de actividad.
Mezclar ese dinero con la caja disponible para pagar los gastos cotidianos puede provocar que, cuando llegue una liquidación fiscal, una parte del saldo que parecía disponible ya estuviera comprometida.
¿Y el sueldo del emprendedor?
También debería aparecer en las cuentas.
Si alguien necesita 1.500 euros mensuales para pagar su vivienda, alimentación y demás gastos personales, no puede diseñar un proyecto suponiendo que vivirá gratis durante el primer año.
La forma concreta en la que el titular obtiene dinero del negocio dependerá de si actúa como autónomo, socio y/o administrador de una sociedad y de cómo se articule su retribución. Pero su necesidad económica existe igualmente.
Un negocio puede ser viable sobre el papel y no serlo para su propietario si durante demasiado tiempo no puede proporcionarle ingresos suficientes.
Un ejemplo permite verlo mejor
Imaginemos un pequeño negocio que necesita:
15.000 euros de inversión inicial, entre equipamiento, fianza, adecuación, web y existencias.
Sus gastos mensuales ascienden a 3.500 euros y se prevé que durante los seis primeros meses las ventas generen suficiente margen para cubrir de media 2.000 euros mensuales de esos gastos.
La diferencia es de 1.500 euros al mes. Durante seis meses supone otros 9.000 euros de financiación necesaria.
La necesidad inicial ya estaría alrededor de 24.000 euros. Si añadimos una reserva para imprevistos, la cantidad aumenta.
Este cálculo, aunque simplificado, ofrece mucha más información que afirmar que el negocio «cuesta 15.000 euros» porque esa es la cantidad necesaria para abrir la puerta.
No todo tiene que financiarse con ahorros
Calcular cuánto dinero necesita el proyecto tampoco significa que el emprendedor deba disponer personalmente de toda esa cantidad. Una parte puede proceder de recursos propios y otra de financiación externa, dependiendo del proyecto: préstamos, aportaciones de socios u otras fórmulas.
Lo importante es no utilizar financiación a corto plazo para cubrir necesidades que van a mantenerse durante mucho tiempo sin haber calculado cómo se devolverá. Además, endeudarse modifica las previsiones del negocio: las cuotas y los intereses pasan a formar parte de sus salidas de caja.
¿Cuánto necesita un emprendedor hasta ser autosuficientes?
Por tanto, ¿cuánto dinero necesita un negocio para empezar? No únicamente lo que cuesta abrirlo. Una previsión realista debería sumar inversión inicial, gastos de funcionamiento, necesidades personales del emprendedor, impuestos, posibles desfases entre cobros y pagos y un margen para imprevistos, descontando los ingresos que razonablemente puedan generarse durante ese periodo.
La cifra importante es cuánto dinero necesita el proyecto hasta alcanzar un nivel de ventas que le permita sostenerse con sus propios ingresos. Hacer estas cuentas antes de invertir permite además detectar algo todavía más importante: si el capital disponible es insuficiente, quizá no sea necesario abandonar la idea. Puede ser posible empezar con una estructura más pequeña, reducir costes, aplazar inversiones o buscar financiación.
Una asesoría de empresas puede ayudar a preparar un presupuesto inicial y una previsión de tesorería con distintos escenarios, incorporando también impuestos, cotizaciones y costes que fácilmente quedan fuera de las primeras cuentas. Porque quedarse corto de dinero al empezar no siempre significa que el negocio fuera malo; a veces significa simplemente que se calculó cuánto costaba abrir, pero no cuánto costaba llegar hasta el momento en que empezara a funcionar por sí solo.
