Los pagos en efectivo siguen siendo habituales en muchos sectores, especialmente en comercio, hostelería, construcción o servicios. Aunque es un medio de pago legal, su uso está sometido a importantes limitaciones y, si no se declara adecuadamente, puede acarrear sanciones, inspecciones y responsabilidades fiscales graves.
Te explicamos qué dice la ley sobre los pagos en efectivo, qué límites debes respetar, cómo declarar correctamente y qué riesgos legales asumes si no lo haces bien.
¿Qué se considera “pago en efectivo”?
La normativa entiende por pago en efectivo no solo el dinero en billetes o monedas, sino también los cheques al portador o cualquier otro medio físico que pueda utilizarse como medio de pago al portador. Quedan excluidos los pagos bancarios (transferencias, domiciliaciones, tarjetas de crédito o débito, etc.), que sí permiten trazabilidad y, por tanto, un mayor control fiscal.
¿Está prohibido pagar en efectivo?
No. El efectivo sigue siendo un medio de pago legal en España y en la UE. Puedes utilizarlo para muchas operaciones, tanto en tu actividad económica como en tu vida personal. Pero cuando se trata de operaciones económicas relevantes o relacionadas con la actividad empresarial, existen restricciones específicas para evitar el fraude, el blanqueo de capitales y la economía sumergida.
¿Cuál es el límite legal para los pagos en efectivo?
Desde el 11 de julio de 2021, la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, el límite de los pagos en efectivo entre empresas y profesionales se reduce a 1.000 euros.
Es decir, no se puede pagar en efectivo una operación con importe igual o superior a 1.000 euros si una de las partes actúa como profesional o empresario. El límite es por operación, no por factura ni por día. No vale fraccionar pagos para eludirlo.
¿Cómo declarar correctamente los pagos en efectivo?
Aunque estén permitidos por debajo del límite, los pagos en efectivo deben:
- Estar correctamente registrados en la contabilidad o en los libros de ingresos y gastos.
- Ser debidamente facturados.
- Incluir los datos de identificación del pagador y receptor si la operación lo requiere.
- No superar el límite legal, aunque sean fraccionados.
Además, si tu negocio recibe pagos en efectivo habitualmente (por ejemplo, un comercio, restaurante o peluquería), es recomendable:
- Llevar un control interno de caja diario.
- Registrar los movimientos en un sistema contable fiable y auditado.
- Evitar redondeos sistemáticos o “cierres perfectos” que levanten sospechas en una inspección.
¿Qué consecuencias tiene incumplir los límites?
Los efectos de realizar un pago en efectivo por encima de lo permitido son serios. La Ley prevé una sanción del 25% del importe pagado en efectivo de forma indebida.
Por ejemplo, si se paga una factura de 3.000 € en efectivo entre dos empresas, ambos se exponen a una sanción de 750 € cada uno (o al menos uno de los dos, si no denuncia la operación).
Para incentivar el cumplimiento, la ley establece que si una de las partes denuncia a la otra ante Hacienda en el plazo de 3 meses, quedará eximida de la sanción. Esto ha generado desconfianza entre partes comerciales, pero también ha impulsado el cumplimiento.
Por otro lado, una factura pagada en efectivo por encima del límite puede no ser aceptada como gasto deducible en el Impuesto de Sociedades o en el IRPF, ni puede deducirse el IVA correspondiente.
¿Qué controles aplica Hacienda?
La Agencia Tributaria ha intensificado el control de pagos en efectivo mediante inspecciones presenciales en comercios, bares o despachos profesionales, el cruce de datos bancarios y contables, laverificación de declaraciones de ingresos desproporcionadamente bajos o el análisis de facturas y operaciones de compraventa. También se utilizan técnicas de minería de datos y algoritmos que detectan patrones de evasión fiscal.
¿Se puede justificar una operación en efectivo?
Aunque el pago esté dentro del límite, es muy recomendable documentar la operación con un recibí firmado o un justificante, una factura correctamente emitida y una anotación en los libros contables. Esto puede ser clave en caso de inspección, especialmente si el cliente es un particular.
¿Y si recibes dinero en efectivo por parte de clientes?
Está permitido cobrar en efectivo a clientes siempre que no se supere el límite de 1.000 € si se trata de una operación con empresas o profesionales. En el caso de un cliente particular, puedes cobrarle cualquier importe hasta 2.500 €, siempre que sea residente fiscal en España, o hasta 10.000 € si es no residente.
Todos esos cobros deben quedar registrados, facturados y declarados correctamente. No hacerlo puede dar lugar a presunciones de ingresos no declarados.
Los pagos en efectivo no están prohibidos, pero sí limitados y estrechamente vigilados. Nuestros asesores fiscales te pueden ayudar a revisar tus métodos de cobro y pago, adaptar tus procesos internos a la normativa vigente, gestionar correctamente tu contabilidad y evitar errores sancionables. Contacta con nosotros.
