La instalación de cámaras de videovigilancia en comerciales y otros establecimientos abiertos al público es una práctica muy habitual, por ejemplo, para prevenir hurtos o conflictos, que debe realizarse de acuerdo a la legislación. Cuando hablamos de grabar a empleados en el lugar de trabajo, esta acción es más delicada y conlleva mayores implicaciones legales. La empresa debe garantizar el respeto a la privacidad, cumplir con la normativa de protección de datos y evitar vulneraciones de derechos fundamentales, que pueden derivar en sanciones económicas e incluso en nulidades de pruebas en procedimientos laborales o penales.
En este artículo te explicamos cuándo es legal grabar a un empleado en el trabajo, qué requisitos debes cumplir y qué no puedes hacer bajo ningún concepto, tanto si eres autónomo con un pequeño local como si diriges una pyme o una gran empresa.
¿Qué dice la ley sobre grabar en el lugar de trabajo?
En España, la legalidad de la videovigilancia está regulada por varias normativas, entre ellas:
- El Estatuto de los Trabajadores (art. 20.3): permite al empresario adoptar medidas de control para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, siempre dentro del respeto a la dignidad del trabajador.
- La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aplicable en toda la UE.
- La Ley de Seguridad Privada, en el caso de sistemas de vigilancia conectados a centrales o empresas externas.
- Y la jurisprudencia del Tribunal Constitucional y del Tribunal Supremo, que ha fijado criterios sobre el uso de cámaras en entornos laborales.
En resumen: sí se puede grabar en el lugar de trabajo, pero con condiciones muy claras.
Requisitos para que la grabación sea legal
Para que la grabación a los empleados se realice de forma legal deben de darse una serie de requisitos:
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Debe existir una finalidad legítima
La instalación de cámaras debe responder a un propósito válido, como garantizar la seguridad de personas o bienes, prevenir o detectar conductas ilícitas (hurtos, sabotajes, agresiones), o supervisar el cumplimiento de obligaciones laborales (siempre de forma proporcional).
No es legal grabar “por si acaso” o por simple curiosidad. La finalidad debe estar justificada y documentada.
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Debe respetarse el principio de proporcionalidad
Las medidas de vigilancia deben ser adecuadas, necesarias y proporcionadas al objetivo perseguido. Esto implica no grabar más de lo necesario, no instalar cámaras en lugares donde se afecte gravemente la privacidad (vestuarios, baños, zonas de descanso) y evitar el uso de cámaras ocultas salvo en casos extremos y excepcionales, como indicios muy fundados de delitos o fraudes.
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Debe informarse claramente a las personas grabadas
La empresa debe colocar carteles informativos visibles en las zonas videovigiladas, indicando que el área está siendo grabada, la identidad del responsable del tratamiento (empresa), la finalidad de la grabación y la posibilidad de ejercer derechos (acceso, rectificación, supresión…).
Este cartel debe cumplir con lo establecido en la LOPDGDD y el RGPD. Además, en el caso de empleados, es recomendable que la política de videovigilancia esté incluida en el reglamento interno o comunicada por escrito.
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Debe limitarse el acceso a las grabaciones
Las grabaciones se consideran datos personales, por lo que solo pueden ser consultadas por personal autorizado y deben almacenarse de forma segura.
El plazo máximo de conservación general es de 30 días. Solo se puede conservar más tiempo si hay un procedimiento judicial o una investigación en curso. Las grabaciones no deben salir del ámbito previsto ni usarse para fines distintos a los informados.
¿Se puede grabar con audio?
Grabar con audio es más restrictivo y sensible desde el punto de vista legal. En general, no se pueden grabar conversaciones privadas de empleados o clientes sin su consentimiento. La grabación de audio solo se justifica si es imprescindible para la finalidad perseguida (por ejemplo, en servicios de atención telefónica o videollamadas grabadas con aviso previo). La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y los tribunales son muy estrictos con la captación de sonido sin justificación.
Grabar con audio sin cumplir con los requisitos puede considerarse una intromisión ilegítima en la intimidad y acarrear sanciones muy graves.
¿Es válido usar grabaciones como prueba en un despido?
Sí, siempre que la grabación sea legal, es decir:
- Que haya sido realizada con una finalidad justificada.
- Que el trabajador haya sido informado previamente (aunque no hace falta consentimiento expreso si la grabación no invade su privacidad).
- Que el medio de captación respete los principios del RGPD.
El Tribunal Supremo ha validado despidos disciplinarios basados en grabaciones de videovigilancia, siempre que se cumplan las condiciones anteriores. Pero también ha declarado nulo el despido cuando las grabaciones se obtienen vulnerando derechos fundamentales.
¿Se puede grabar a clientes en un local comercial?
Sí, pero también hay límites:
- El cliente debe estar informado mediante cartel visible en la entrada o zona grabada.
- No se puede grabar en zonas donde haya una expectativa razonable de intimidad (como probadores o baños).
- Las imágenes no pueden utilizarse para otros fines (como publicidad o redes sociales) sin consentimiento expreso.
- En caso de incidentes o reclamaciones, las grabaciones deben estar disponibles en el plazo legal y conservarse solo durante el tiempo necesario.
Sanciones por incumplimiento
La Agencia Española de Protección de Datos puede imponer sanciones que van desde los 10.000 euros a los 600.000 euros, según la gravedad de la infracción.
Algunos ejemplos reales de sanciones:
- Por instalar cámaras sin cartel informativo visible.
- Por grabar zonas como aseos o áreas privadas.
- Por conservar grabaciones más allá del plazo legal.
- Por acceder a las imágenes sin estar autorizado.
- Por usar cámaras ocultas sin justificación legal.
Además, si el afectado es un trabajador, puede reclamar por vulneración de derechos fundamentales, lo que puede derivar en indemnizaciones o nulidad de despidos.
Grabar en el lugar de trabajo es legal, pero no todo vale. Un mal uso del sistema de videovigilancia puede exponerte a sanciones, conflictos laborales o problemas con clientes. En nuestra asesoría de empresas te ayudamos a revisar, adaptar o implementar tu política de videovigilancia con todas las garantías.
