Tener un cliente en Francia, Alemania, Reino Unido o Estados Unidos ya no es algo excepcional. Cada vez más autónomos y pequeñas empresas españolas prestan servicios o venden productos fuera de nuestras fronteras, incluso sin contar con una estructura específicamente internacional.
El problema suele aparecer después: cuando llega el momento de hacer la factura. ¿Una factura para el extranjero lleva IVA? ¿Hay que declarar la operación de alguna forma especial? ¿Es lo mismo facturar a una empresa que a un particular? La respuesta cambia según el país, el tipo de cliente y lo que se esté vendiendo. Y equivocarse puede terminar obligando a rectificar facturas y declaraciones ya presentadas.
Aplicar siempre el IVA español
Probablemente sea el error más habitual: utilizar el mismo modelo de factura para todos los clientes, independientemente de dónde se encuentren.
En una prestación de servicios entre empresas de distintos países de la Unión Europea, la regla general establece que el IVA se localiza donde está establecido el cliente. Por tanto, una empresa española que presta determinados servicios a una empresa francesa normalmente emitirá la factura sin IVA español y será el cliente quien liquide el impuesto mediante la inversión del sujeto pasivo.
La situación cambia si el destinatario es un particular, si se venden mercancías o si se trata de determinados servicios sometidos a reglas especiales. No existe, por tanto, una única fórmula válida para todas las facturas internacionales.
No comprobar si el cliente europeo está registrado a efectos del IVA
Que una empresa facilite un número fiscal de otro país de la UE no significa necesariamente que esté habilitada para realizar operaciones intracomunitarias.
La Unión Europea dispone del sistema VIES, que permite comprobar si un número de IVA está registrado para realizar operaciones transfronterizas.
Esta comprobación es especialmente importante. Por ejemplo, en la venta de bienes a una empresa de otro Estado miembro, la posibilidad de no repercutir IVA está vinculada, entre otros requisitos, a que el cliente disponga de un número de IVA válido en la UE y a que los bienes se transporten a otro Estado miembro.
Confundir facturar dentro de la UE con hacerlo fuera de ella
Otro error frecuente es tratar de la misma manera cualquier cliente extranjero.
A efectos de IVA, facturar a Italia no es equivalente a hacerlo a Estados Unidos. Como regla general, cuando una empresa española presta un servicio a otra empresa situada fuera de la UE no repercute IVA español. En una exportación de mercancías a un país tercero tampoco se incluye normalmente IVA en la factura, aunque habrá que cumplir las formalidades correspondientes a la exportación.
Además, existen excepciones a las reglas generales según el servicio, por lo que la localización de la operación debe analizarse antes de decidir cómo emitir la factura.
Olvidar las obligaciones de las operaciones intracomunitarias
Emitir una factura sin IVA no significa que la operación desaparezca de las obligaciones fiscales del negocio.
Las operaciones intracomunitarias pueden llevar asociadas obligaciones específicas de identificación y declaración. Por eso, antes de comenzar a trabajar habitualmente con empresas de otros países de la UE es importante determinar qué obligaciones corresponden al negocio y cómo deben reflejarse esas operaciones en sus declaraciones.
Un error en este punto puede provocar algo bastante incómodo: que la factura sea correcta, pero no lo sean las declaraciones relacionadas con ella.
Tratar igual a una empresa y a un consumidor particular
La condición del cliente cambia mucho las cosas.
En los servicios B2B —de empresa a empresa— dentro de la UE, la regla general sitúa la tributación en el país del cliente. Cuando se presta un servicio a un consumidor particular de otro estado miembro, en cambio, generalmente se aplica el IVA del país del proveedor. Hay excepciones importantes, entre ellas determinados servicios electrónicos, de telecomunicaciones y radiodifusión.
Las ventas a distancia de bienes a consumidores también cuentan con reglas propias. Existe un umbral conjunto de 10.000 euros para determinadas ventas transfronterizas B2C dentro de la UE, a partir del cual cobra especial importancia la tributación en destino.
Para facilitar esta gestión existe la ventanilla única OSS, que permite declarar desde un único Estado miembro el IVA correspondiente a determinadas ventas realizadas a consumidores de otros países de la UE.
Emitir una factura sin IVA y no explicar el motivo
Una factura internacional debe seguir cumpliendo los requisitos de facturación.
Cuando el cliente es quien debe declarar el IVA mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, las normas europeas de facturación establecen que debe aparecer en la factura la mención correspondiente a la inversión del sujeto pasivo.
Limitarse a poner un IVA del 0 % sin explicar por qué no se repercute el impuesto puede generar dudas tanto al cliente como a la Administración.
No guardar pruebas de las operaciones internacionales
La documentación cobra todavía más importancia cuando hay una frontera de por medio.
Contratos, pedidos, justificantes de transporte, comprobaciones del número de IVA, comunicaciones con el cliente o justificantes de pago pueden servir para acreditar la naturaleza y las circunstancias de una operación.
En el régimen OSS, por ejemplo, los registros relacionados con las operaciones deben conservarse durante diez años para que puedan estar disponibles en caso de comprobación.
Crecer internacionalmente sin adaptar la gestión fiscal
Muchas empresas no planifican convertirse en negocios internacionales. Simplemente llega un primer cliente extranjero, después otro y, en poco tiempo, una parte relevante de la facturación procede de fuera de España. Es precisamente en ese crecimiento gradual donde aparecen muchos errores. Las reglas cambian según se vendan productos o servicios, según el cliente sea una empresa o un consumidor y según esté en España, en otro Estado miembro o fuera de la Unión Europea.
Facturar al extranjero abre mercados que hace pocos años estaban fuera del alcance de muchos pequeños negocios, pero también incorpora nuevas obligaciones. Una asesoría fiscal como Tefico Asesores puede determinar cómo debe tratarse cada tipo de operación y evitar que un error aparentemente pequeño en una factura termine trasladándose al IVA y al resto de declaraciones de la empresa.
