Durante años, muchos autónomos y pequeñas empresas han utilizado una plantilla de Excel o Word para preparar sus facturas. Es un sistema sencillo: se introduce el cliente, el concepto, la base imponible, los impuestos y el número de factura, se genera un PDF y se envía.
Con la llegada de VERI*FACTU y de los nuevos requisitos para los sistemas informáticos de facturación, se ha extendido la idea de que este sistema dejará de estar permitido. Pero la respuesta no es tan sencilla. Excel y Word no están prohibidos para facturar. Lo que determina si pueden seguir utilizándose es qué hacemos exactamente con ellos.
Excel y Word pueden seguir utilizándose para hacer facturas
La propia Agencia Tributaria ha aclarado expresamente esta cuestión. Un autónomo o empresa puede utilizar Excel, Numbers, Word, Pages u otros programas similares para introducir los datos, expedir e imprimir las facturas y conservar la información de facturación sin que, por ese simple uso, el programa tenga la consideración de sistema informático de facturación sometido al nuevo reglamento.
Por ejemplo, un profesional puede tener una plantilla de Word, introducir manualmente los datos de cada factura, convertirla en PDF y enviársela al cliente. También puede utilizar una hoja de Excel para crear un listado sencillo de las facturas emitidas. La AEAT aclara incluso que realizar sumatorios u otras operaciones de cálculo básicas no convierte automáticamente esa hoja en un sistema informático de facturación.
La diferencia aparece cuando damos un paso más.
¿Cuándo Excel pasa a considerarse un sistema de facturación?
El criterio fundamental está en qué hace el programa con la información introducida. Si Excel se utiliza para procesar los datos de las facturas y generar directamente los libros registro de IVA, los libros de IRPF, la contabilidad u otros resultados destinados al cumplimiento de obligaciones tributarias, pasa a tener la consideración de sistema informático de facturación (SIF). Y entonces deberá cumplir los requisitos establecidos por el Real Decreto 1007/2023.
La Agencia Tributaria ofrece un ejemplo bastante claro. Si una empresa utiliza Excel para elaborar un simple listado de las facturas emitidas y hacer sumatorios, puede quedar fuera del reglamento. Pero si programa una macro para generar automáticamente el libro registro de facturas expedidas, ese Excel sí se considera un sistema informático de facturación.
Por tanto, no es el nombre del programa lo que importa. Es su funcionamiento.
¿Qué tendrán que hacer los programas de facturación?
Cuando una empresa o autónomo utilice un verdadero sistema informático de facturación, este tendrá que adaptarse a los requisitos establecidos por la normativa. El objetivo principal es evitar que una factura pueda eliminarse o modificarse posteriormente sin dejar rastro. Los sistemas deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Cada nueva factura generará un registro de facturación y los sistemas afectados deberán estar preparados para remitir electrónicamente esos registros a la Agencia Tributaria. Las facturas expedidas mediante estos sistemas incorporarán además un código QR. Si se utiliza la modalidad VERI*FACTU, aparecerá también la indicación correspondiente de que se trata de una factura verificable.
VERI*FACTU no obliga a enviar siempre las facturas a Hacienda
Esta es otra confusión bastante extendida. El reglamento contempla dos modalidades de sistemas informáticos de facturación. Los sistemas VERIFACTU envían automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados. Los sistemas NO VERIFACTU no realizan esa remisión inmediata, pero deben conservar los registros cumpliendo requisitos adicionales que garanticen su integridad e inalterabilidad.
Por tanto, adaptarse al nuevo reglamento no significa necesariamente que cada factura tenga que enviarse automáticamente a Hacienda.
Sí significa que, cuando se utilice un sistema informático de facturación sujeto a la normativa, este deberá cumplir las nuevas exigencias.
Las fechas han cambiado: la obligación llegará en 2027
También hay bastante información desactualizada sobre los plazos. Inicialmente se establecieron fechas durante 2026, pero el Real Decreto-ley 15/2025 amplió el periodo de adaptación. Actualmente, las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
Para el resto de obligados incluidos en el reglamento, entre ellos muchos autónomos que desarrollan actividades económicas, el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2027. Hasta esas fechas existe un periodo de pruebas en el que pueden seguir utilizándose sistemas antiguos no adaptados.
Hacienda ofrece una alternativa gratuita
No todos los autónomos necesitan contratar un complejo programa de gestión para emitir unas pocas facturas al mes. Precisamente pensando en actividades con un volumen reducido de facturación, la Agencia Tributaria dispone de una aplicación gratuita de facturación, que funciona bajo la modalidad VERI*FACTU. Permite generar las facturas y gestionar clientes desde la propia sede electrónica.
Puede ser una alternativa para pequeños negocios y profesionales que actualmente utilizan Word o Excel y que no necesitan las funciones adicionales de un programa comercial.
Factura electrónica y VERI*FACTU tampoco son lo mismo
Hay una última diferencia importante. Los nuevos requisitos de los programas de facturación y la factura electrónica obligatoria entre empresas son dos regulaciones distintas.
VERI*FACTU y el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación regulan fundamentalmente cómo deben funcionar los programas utilizados para facturar. La futura obligación de facturación electrónica B2B regula, entre otras cuestiones, el formato y el intercambio electrónico de facturas entre empresarios y profesionales. El propio Real Decreto 1007/2023 diferencia expresamente ambas normativas.
Por eso, que actualmente pueda seguir utilizándose Word o Excel en determinados supuestos no significa que cualquier factura creada con estos programas vaya a servir indefinidamente para todas las operaciones. La implantación de la factura electrónica entre empresas introduce sus propios requisitos y calendario.
Entonces, ¿hay que dejar de utilizar Excel o Word?
No necesariamente. Si Word o Excel se utilizan de forma sencilla para introducir datos, crear, imprimir o conservar facturas, la Agencia Tributaria confirma que ese uso puede quedar fuera del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación. Si el programa procesa esos datos para generar automáticamente registros fiscales, contabilidad u otros resultados tributarios, la situación cambia.
Para autónomos y pequeñas empresas, el paso importante durante los próximos meses será revisar cómo se está facturando realmente, no simplemente comprobar qué programa aparece en el ordenador.
Una asesoría de empresas puede ayudar a determinar si el sistema utilizado está sujeto a los nuevos requisitos, qué plazo corresponde en cada caso y cuál es la alternativa más adecuada antes de que las obligaciones entren definitivamente en vigor en 2027.
