La digitalización ha dejado de ser una alternativa para convertirse en una obligación en muchos ámbitos, y el registro horario de los trabajadores no es una excepción. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a llevar un control exhaustivo de las horas trabajadas por sus empleados. Ahora, en 2025, la tendencia se intensifica: las autoridades laborales están promoviendo activamente la digitalización del registro horario para garantizar una mayor transparencia, eficacia y cumplimiento normativo.
Para empresas, pymes y autónomos, entender cómo poner en marcha correctamente un sistema digital de registro horario es esencial. En este artículo te explicamos de forma práctica todo lo que debes saber.
¿Por qué es obligatorio el registro horario?
La normativa exige a todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador. Este debe incluir la hora exacta de entrada y salida, y conservarse durante un plazo mínimo de cuatro años.
El objetivo es evitar abusos en materia de horas extraordinarias, garantizar los derechos de los trabajadores y permitir a la Inspección de Trabajo comprobar el cumplimiento de la legislación laboral.
Hasta ahora, muchos registros se llevaban en papel, lo cual genera problemas de fiabilidad, manipulación y dificultad en el almacenamiento. De ahí la apuesta actual por soluciones digitales.
¿Qué debe cumplir un sistema de registro horario digital?
Para poner en marcha el registro horario digital no basta con cualquier sistema. Para ser válido debe cumplir varios requisitos:
- Reflejar la hora real de entrada y salida de cada trabajador
- No ser manipulable:debe garantizar la inalterabilidad de los datos
- Poder consultarse de forma inmediata
- Conservar los datos durante al menos 4 años
- Proteger los datos personales conforme al RGPD
Opciones para digitalizar el registro horario
¿Necesitas implantar un sistema de registro horario digital en tu empresa? Existen varias alternativas:
- Aplicaciones de registro horario. Hay apps móviles específicas que permiten fichar desde un smartphone o tablet. Son ideales para trabajadores en remoto o comerciales.
- Sistemas biométricos. Tecnologías como huellas dactilares o reconocimiento facial garantizan la identidad del trabajador. Son habituales en grandes empresas, aunque requieren inversiones mayores.
- Software de gestión laboral. Algunos programas de recursos humanos incluyen módulos de control horario, combinando el registro con otras funciones como vacaciones o bajas.
- Terminales físicos. Dispositivos instalados en la entrada de la empresa donde los trabajadores fichan al entrar y salir.
Cada empresa debe valorar qué sistema se adapta mejor según sus características: número de empleados, movilidad, presupuesto, etc.
Consecuencias de no cumplir con el registro horario
Las sanciones por incumplir esta obligación pueden ser severas. Actualmente, las multas oscilan entre los 751 y los 7.500 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción. Además, en una inspección, la falta de un registro fiable puede provocar problemas mayores, como reclamaciones de horas extras no abonadas.
En 2025, la Inspección de Trabajo ha intensificado el control sobre el registro horario, utilizando también herramientas digitales para solicitar y analizar los datos de manera remota. Esto implica que los inspectores pueden pedir acceso a los registros digitales de forma inmediata y sancionar si no se cumplen los requisitos.
Por tanto, digitalizar correctamente tu registro horario no solo mejora la gestión interna, sino que también prepara a tu empresa para afrontar inspecciones con tranquilidad.
En nuestra asesoría laboral resolvemos tus dudas para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar tu gestión de recursos humanos. Contacta con nosotros.
