Desde 2015 todas las facturas emitidas a la Administración de importe superior a 5.000 euros deben ser electrónicas, una obligación que está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. También las grandes empresas se están apuntando cada vez más a la facturación electrónica, por las ventajas de costes y de procesamiento de información que supone.
La obligación afecta a las facturas que se emiten a cualquier Administración (local, autonómica o estatal). En el caso de las facturas de menos de 5.000 euros, las administraciones podrán excluir reglamentariamente de esta obligación.
También las empresas de determinados sectores, con especial relevancia en la actividad económica, están obligadas a facilitar a sus clientes la posibilidad de la factura electrónica, para lo que el usuario siempre tendrá que dar su consentimiento. Entre estos sectores se encuentran las empresas de telecomunicaciones, bancos, compañías eléctricas, de gas y agua, aseguradoras, grandes superficies o empresas de transportes.
En resumen, la emisión de facturas electrónicas es obligatoria si el destinatario es una Administración (al menos en el caso de las facturas de más de 5.000 euros) y opcional si se trata de otra empresa, siempre que exista su consentimiento, para lo que además deberán acordar su formato.
Además, las empresas de sectores económicos especialmente relevantes tendrán también que ofrecer esta opción a sus clientes, que podrán revocar su consentimiento para recibir las facturas en formato electrónico en cualquier momento.
Requisitos para la emisión de facturas electrónicas
Para poder emitir facturas electrónicas serán necesarios un programa informático para la generación de facturas en formato XML, un certificado electrónico validado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para garantizar su autenticidad y una plataforma para su emisión.
Para la creación de facturas electrónicas existen programas para la generación de facturas electrónicas tanto de pago como gratuitas. El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ofrece de forma gratuita la aplicación Gestión de Facturación Electrónica, especialmente dirigida a pymes, micropymes y autónomos.
El envío de las facturas a las administraciones deber realizarse a través del portal FACe, que permite tanto remitir las facturas como consultar su estado de tramitación.
Para las empresas que emiten y reciben facturas de otras compañías, el Ministerio de Hacienda ha creado la plataforma FACeB2B para interconectar plataformas privadas de distribución de facturas.
Requisitos para la recepción de facturas electrónicas
Por su parte, aquellas empresas que deseen recibir facturas electrónicas de sus proveedores deberán disponer de un prestador de servicios para la visualización y validación de las facturas. Esta solución deberá garantizar la legibilidad e integridad de la factura, y no podrá realizar modificaciones sobre la misma.
