En el día a día de cualquier autónomo, pyme o empresa, uno de los problemas más frustrantes es enfrentarse a impagos de clientes. Ya sea por descuido, dificultades económicas o mala fe, las facturas impagadaspueden poner en riesgo la viabilidad de un negocio.
¿Sabes qué hay que hacer si un cliente no paga? Te explicamos los pasos a seguir, desde las primeras gestiones amistosas hasta los procedimientos legales más eficaces para reclamar una deuda en España; y te damos algunos consejos para prevenir impagos en tu negocio.
Se produce un impago cuando un cliente, ya sea particular o empresa, no abona una factura dentro del plazo acordado. Este plazo puede estar recogido en el contrato o, en su defecto, se rige por lo dispuesto en la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales:
- Si no hay pacto expreso, el plazo legal es de 30 días naturales desde la recepción de los productos o servicios.
- En operaciones entre empresas, el plazo puede ampliarse hasta 60 días si ambas partes lo acuerdan por escrito.
- Si el cliente es una administración pública, el plazo legal máximo es también de 30 días.
Una vez transcurrido ese plazo sin haberse efectuado el pago, la deuda es exigible judicialmente.
Verifica que la deuda es real y exigible
Antes de iniciar cualquier reclamación, es importante asegurarse de que se ha emitido correctamente una factura o documento justificativo, que se ha prestado efectivamente el servicio o entregado el producto, que ha transcurrido el plazo de vencimiento y que la deuda no ha prescrito. En general, las deudas comerciales prescriben a los 5 años, según el artículo 1964 del Código Civil (tras la reforma de 2015).
Además, es fundamental conservar toda la documentación: presupuestos aceptados, correos electrónicos, justificantes de entrega, contratos, etc.
Reclamación amistosa: la primera vía
Lo primero que hay que hacer cuando un cliente no paga es intentar resolver la situación por vía amistosa. Para ello, contacta con el cliente por teléfono o correo electrónico, recordándole la deuda pendiente. Si no responde o se demora, envía un requerimiento de pago por escrito, preferiblemente mediante burofax con acuse de recibo o correo certificado.
En ese escrito debe constar el importe adeudado, la fecha de vencimiento, un plazo para saldar la deuda y un aviso de que, si no se paga en dicho plazo, iniciarás acciones legales. Esta gestión puede bastar en muchos casos para obtener el pago. Además, sirve como prueba documental de que has intentado resolver el conflicto de forma amistosa, lo cual será útil en un posible procedimiento judicial.
Reclamación judicial: procedimiento monitorio
Si la reclamación amistosa no da resultado puedes acudir a los tribunales para reclamar la deuda legalmente. La forma más habitual y rápida es a través del procedimiento monitorio. Se trata de un proceso judicial especialmente diseñado para reclamar deudas dinerarias, líquidas, vencidas y exigibles, siempre que estén documentadas.
Se presenta ante el juzgado de primera instancia del domicilio del deudor. No es obligatorio contar con abogado ni procurador si la cantidad reclamada es inferior a 2.000 euros, aunque siempre es recomendable contar con asesoramiento legal.
Deberás aportar las facturas impagadas, los contratos firmados o presupuestos aceptados, los justificantes de entrega o prestación del servicio y las reclamaciones previas, si las hay.
¿Cómo funciona el procedimiento monitorio?
Presentas la petición inicial ante el juzgado. El juzgado admite la demanda y notifica al deudor que dispone de 20 días hábiles para pagar voluntariamente, oponerse por escrito o no contestar (lo que permite solicitar la ejecución).
Si el deudor presenta oposición, el procedimiento se transforma en un juicio declarativo, verbal u ordinario, según la cuantía. A partir de aquí, será necesario abogado y procurador.
Alternativas al procedimiento monitorio: juicio ordinario o proceso cambiario
Si no puedes utilizar el procedimiento monitorio porque la deuda no está adecuadamente documentada, existen otras vías. Está, por un lado, el juicio verbal u ordinario (verbal si la cuantía es inferior a 15.000 euros, y ordinario para deudas superiores). Ambos requieren asistencia legal.
Existe, por otro lado, el procedimiento cambiario: si la deuda proviene de un cheque, pagaré o letra de cambio, puedes recurrir al proceso cambiario, que permite solicitar el embargo preventivo desde el inicio.
Ejecución de la sentencia
Si obtienes una resolución judicial favorable o el deudor no se opone al monitorio, puedes solicitar al juzgado que ejecute la sentencia, lo que se traduce en embargo de bienes (cuentas bancarias, vehículos, inmuebles, etc.). Este proceso puede alargarse en el tiempo, pero es la vía para garantizar el cobro si el cliente no paga voluntariamente.
¿Qué ocurre si el cliente es insolvente?
En caso de que el cliente no tenga bienes embargables o esté en situación de insolvencia o concurso de acreedores, puede que no llegues a recuperar la deuda.
Sin embargo, podrás deducir el IVA de la factura impagada si han pasado 6 meses desde el vencimiento (1 año en el caso de empresas grandes), y se cumplen los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria; reclamar la deuda como incobrable en tu contabilidad, e incluir al cliente en ficheros de morosos como ASNEF o RAI, cumpliendo con la legislación de protección de datos.
Cómo evitar los impagos: recomendaciones
La prevención es siempre la mejor herramienta. Aquí van algunas buenas prácticas:
- Solicita anticipos o pagos por adelantado, especialmente con nuevos clientes
- Firma contratos claros donde se detallen condiciones de pago, penalizaciones por retraso, etc.
- Revisa la solvencia del cliente antes de aceptar encargos de gran cuantía
- Automatiza recordatorios de vencimientos y avisos de cobro
- Ofrece descuentos por pronto pago como incentivo
Y, por supuesto, contar con una asesoría legal y fiscal de confianza te ayudará a evitar errores y actuar con rapidez ante cualquier incidencia.
